Методы документального и фактического контроля

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким мето-дам могут быть отнесены сверка, сличение.
Документальный контроль основан на нескольких методах.
 Экономический анализ работы организации. Этот метод по¬зволяет выявить положи-тельные и отрицательные стороны деятель¬ности организации в целом и ее структурных под-разделений. Результаты такого анализа позволяют ревизорам целенаправленно составлять план ре¬визии и проводить проверки, предварительно определив необходи¬мые методы кон-троля. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных докумен¬тов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической инфор¬мацией. 
Экономический анализ позволяет установить, по каким калькуляционным статьям или экономическим элементам затрат про¬изошли значительные колебания по периодам.
Путем анализа изучаются показатели, характеризующие непро¬изводительные расходы, потери, растраты, недостачи и хищения, за¬долженность по возмещению материального ущерба, потери от брака и простоев и т.д.
Технико-экономические расчеты составляют¬ся в период ревизии. Они позволяют оп-ределить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудо-вых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при реви¬зиях вскры-ваются факты применения устаревших норм материаль¬ных и трудовых затрат и как следст-вие - наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавли¬вает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с непра-вильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

Нормативно-логическая проверка документов
Нормативная проверка применяется для выяв¬ления отклонений фактических затрат от плановых или норматив¬ных. Он необходим для исследования причин отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при ис¬пользовании ревизуемой организацией основных элементов норма¬тивного метода учета затрат на производство и калькулирования себе¬стоимости продукции.
В комплексе с технико-экономическими расчетами этот метод позволяет ревизорам вы-являть случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плано-вых и нормативных затрат на производство продукции, списания на затраты производ¬ства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.
Формальную проверку документов проводят в це¬лях выявления дефектов в оформле-нии документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговорен-ных ис¬правлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинно¬сти подписей должностных лиц, соответствия документа действую¬щей типовой форме и т.д.
Посредством формальной проверки устанавливается наличие доброкачественных и не-доброкачественных документов. К доброка¬чественным относятся правильно оформленные документы, верно отражающие совершенную операцию. В недоброкачественных документах операции могут отражаться в искаженном виде или быть оформлены на фиктивную операцию. По реальному содержанию хо¬зяйственных операций, отраженных в документах, их можно подраз¬делить на недооформленные и неправильно оформленные.
Логическая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправ-ленность в расходовании де¬нежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвя-зей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление ло¬гической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных доку-ментов, умением анализиро¬вать взаимосвязи хозяйственных операций.

Экономико-математические приемы проверки документов

Арифметическая проверка применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления при¬знаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифме¬тических действий. 
Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продук-ции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправиль¬ного определения процентов, индексов, итогов общепроизводствен¬ных и общехозяйственных на-кладных расходов; в денежных документах завышения итоговых сумм.
При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях. Следует, например, обращать внимание на за-писи в журнале-ордере №1, в котором итоговые суммы по дебетуемым счетам проставляют¬ся такие же, как и в отчетах кассира. Расхождение в указанных циф¬рах свидетельствует о нарушении финансовой дисциплины.
Анализ ежедневного или пооперационного изменения остат¬ков товарно-материальных ценностей и денежных средств характерен тем, что в результате хроноло-гического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить откло-нения от нормального оборота материальных ценностей или денеж¬ных средств и как следствие - установить искажения данных об ос¬татках, образующихся после совершения каждой операции. Наиболь¬ший эффект этот метод дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные лица несвоевременно делают запи¬си в аналитическом учете (в кассовой книге, карточке складского учета, лимитно-заборной карте и других документах и регистрах аналити¬ческого учета).
Восстановление количественно-суммового учета применяется при ревизии предпри-ятий общественного питания, складов организаций, где количественный учет не ведет¬ся, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.
Указанный метод проверки состоит в том, что по первичным документам в хронологи-ческой последовательности восстанавливают¬ся данные о поступлении и расходовании мате-риальных ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. 
Проверка правильности корреспонденции счетов нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть со¬ставлены безукоризненно.
Проверка регистров бухгалтерского учета заклю¬чается в сопоставлении данных реги-стров бухгалтерского учета с дан¬ными первичных документов, что позволяет установить на-личие под¬ложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупот¬реблений. При-менение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной опера¬ции в бухгалтерском учете.
Встречная проверка представляет собой сличе¬ние разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуе¬мой организации или в других организациях.
В ревизионной практике применение встречной проверки дает эффект при выяснении достоверности и реальности получения, на¬пример, цехом со склада сырья и материалов (по требованиям или лимитно-заборным картам) либо поступления из цеха на склад произ-веденной готовой продукции (по накладным или приходным орде¬рам, нарядам на выполненные работы).
Взаимный контроль необходим для сопо¬ставления различных документов, отражаю-щих взаимосвязанные хо¬зяйственные операции. 
При этом возможно:
• сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйствен-ной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);
• сопоставление документов, отражающих хозяйственную опе¬рацию, с документами, оформление и содержание которых обуслов¬ливается непосредственно первичными докумен-тами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.).
Исследование и проверка объяснительных записок, получен¬ных в процессе ревизии позволяет глубже анализи¬ровать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяй¬ственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать меро¬приятия по их устранению.

Метод фактического контроля

Самый распространенный метод фактического контроля - инвентаризация. С ее по-мощью не только осуществляется контроль сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.
Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков) и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета, определяет-ся Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации. 
Закон о бухгалтерском учете обязывает проводить ин¬вентаризации основных средств не реже одного раза в три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет, сырья, мате¬риалов, товаров в районах Крайнего Севера - при составлении годо¬вой бухгалтерской отчетности, а во всех остальных случаях - в период наименьших остатков ценностей на счетах.
Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгал¬терского учета и бухгал-терской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны:
•при передаче имущества организации в аренду, выкупе, прода¬же, а также при преоб-разовании государственного или муниципаль¬ного унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально от-ветственных лиц (на день приемки-передачи дел);
•при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а так¬же порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед состав¬лением ликвидационного (разделительного) баланса;
• при бригадной материальной ответственности при смене бри¬гадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требо¬ванию одного или нескольких членов бригады;
• если программой проверки контролирующего органа преду¬смотрена инвентаризация имущества и обязательств.
Для проведения инвентаризации в организации создается ин¬вентаризационная комис-сия. Методическими рекомендациями опре¬делена форма распорядительного документа на создание комиссий и проведение инвентаризации. Распорядительный документ должен иметь название: «приказ», «распоряжение» или «постановление».
В распорядительном документе указываются председатель и чле¬ны комиссии, полное наименование их должностей по основному месту работы, фамилии, имена и отчества, какое имущество и обязательства подлежат инвентаризации, дата начала и окончания инвентари-зации, причины инвентаризации и дата сдачи итоговых документов в бухгалтерию.
В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные до-кументы, организация инвентаризаций, пра¬вильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам. В необходимых случаях ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своем присутствии. 
Помощь ревизору при инвентаризации товарно-материальных цен¬ностей оказывают руководитель и главный бухгалтер централизован¬ной бухгалтерии ревизуемой организации.
Необходимо потребовать, чтобы к началу инвентаризации была закончена обработка всех документов по поступлению и расходу цен¬ностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки на день инвентаризации. 
До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, отно¬сящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или не списанных в расход ценностей нет. Нали¬чие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения излиш¬ков или недостач.
К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложе-ны по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикреплять ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хране¬ния находятся у матери-ально ответственного лица, а пломбир или печать - у ревизора или председателя инвентари-зационной комис¬сии. Одновременно проверяются измерительные прибо¬ры, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценно¬стей. При инвентаризации обязательно присутствуют материально ответственные лица.
В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценностей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей по¬сторонние лица. Целесообразно до начала инвентаризации отпустить количество ценностей, обеспечивающих нормальную работу подраз¬делений и инвентаризационной комиссии. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвен¬таризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахожде¬ния и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся.
Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, переме-ривания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может опреде-ляться на основании документов при обязательной выборочной про¬верке в натуре части этих ценностей.
Ревизией устанавливается правильность регулирования выявленных инвентаризация-ми и другими проверками суммовых расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. При этом имеется в виду, что убыль ценностей в преде¬лах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 
Ревизор проверяет соблюде¬ние руководителями организации пятидневного срока на-правления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъяв¬ления гра-жданского иска материально ответственным лицам, злоупот¬ребления которых привели к не-достачам и потерям.