Контроль и ревизия основных средств

В ходе ведения хозяйственной деятельности в организации про¬исходит движение ос-новных средств. Основные средства поступают, перемещаются внутри организации, выбы-вают, сдаются в аренду и арендуются. Все операции движения основных средств оформляют¬ся первичными документами и находят свое отражение в бухгалтер¬ском учете. Ревизору необходимо знать, как осуществляются опера¬ции движения основных средств, а также особенности их оформле¬ния и отражения в бухгалтерском учете. 
Существуют следующие виды поступления основных средств в организацию;
• приобретение за плату денежными средствами (в рублях и в ва¬люте) и неденежными средствами;
• сооружение и изготовление подрядчиком и хозяйственным способом;
• внесение учредителями в счет их вкладов в уставный капитал организации;
• безвозмездное получение;
• получение в хозяйственное ведение либо оперативное управ¬ление от государственного или муниципального органа;
• закрепление за унитарным предприятием со стороны государ¬ственного органа или ор-гана местного самоуправления при форми¬ровании уставного капитала;
• принятие в аренду с последующим выкупом;
• получение для совместной деятельности и в доверительное управление;
• получение в обмен на другое имущество.
 Оценка основных средств. При поступлении в организацию основных средств важное значение имеет правильная оценка их стои¬мости.
Первоначальная стоимость основных средств определяется как сумма расходов на их приобретение, сооружение, изготовление и до¬ведение до состояния, в котором они пригодны для использования. 
В первоначальную стоимость основных средств также включа¬ются затраты:
• на подготовку эксплуатационных кадров для основной деятель¬ности строящихся предприятий;
• на возмещение стоимости строений и посадок, сносимых при отводе земельных участ-ков под строительство;
• на уплату процентов по кредитам банков сверх учетных ста¬вок, установленных Цен-тральным банком Российской Федерации;
• на консервацию строительства. 
При принятии объектов основных средств к бухгалтерскому учету оформляется акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зда¬ний, сооружений) (форма №ОС-1); акт о приеме-передаче здания (соору¬жения) (форма №ОС-1а); акт о приеме-передаче групп объ-ектов основных средств (кроме зданий-сооружений) (форма №ОС-16). – 1экз.
Приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции оформ-ляется актом о приеме-передаче отремонтирован¬ных, реконструированных, модернизирован-ных объектов основных средств (форма №ОС-З).  
Оборудование, не требующее монтажа (транспортные передвиж¬ные средства, свобод-но стоящие станки, сельскохозяйственные ма¬шины, строительные механизмы и т.п.), а также оборудование, требу¬ющее монтажа, но предназначенное для запаса, при его поступлении на склад оформляется актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт со-ставляется в двух экземплярах и подписывается при¬емочной комиссией.
При передаче оборудования для монтажа монтажным организа¬циям оформляется акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (фор¬ма №ОС-15). 
На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или ис¬пытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах обору¬дования (форма №ОС-16).
В бухгалтерском учете операции поступления основных средств отражаются следую-щими проводками.
По приобретаемым основным средствам:
Д 08 — К 60 — отражена стоимость приобретаемых объектов основных средств;
Д 19 — К 60 — отражена сумма НДС, уплаченная при приобрете¬нии объектов основных средств;
Д 60 — К 51 — оплачены с расчетного счета приобретаемые объек¬ты основных средств;
Д 60 — К 62 — произведен зачет за полученные объекты основ¬ных средств, оплачивае-мые неденежными средствами;
Д 68 — К 19 предъявлен к зачету НДС, уплаченный при приобре¬тении объектов основ-ных средств.
По основным средствам, полученным в качестве оплаты устав¬ного капитала организа-ции:
Д 08 — К 75 — отражена стоимость основных средств. По безвозмездно полученным основным средствам: Д 08 — К 98 — отражена стоимость основных средств.
По объектам основных средств, создаваемым хозяйственным способом:
Д 08 - К 10, 20, 23, 26, 60, 69, 70, 71 - отражены затраты по ведению строительства;
Д 08 — К 68 — начислен НДС по объекту, построенному хозяй¬ственным способом.
На счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» формируется первоначальная стои-мость основных средств:
Д 08 — К 60 — учтены суммы, уплачиваемые организациям за ин¬формационные и кон-сультационные услуги, связанные с приобрете¬нием основных средств;
Д 08 — К 66(67) — отнесены проценты за пользование банков¬ским кредитом на увели-чение стоимости приобретаемых объектов основных средств;
Д 08 — К 68 — учтены невозмещаемые налоги, уплаченные при приобретении основ-ных средств.
При вводе в эксплуатацию объекта основных средств, построен¬ного хозяйственным способом, делаются записи:
Д 01 — К 08 — оприходован объект основных средств; 
68 — К 08 — предъявлен к зачету НДС по объекту основных средств, построенному хо-зяйственным способом.
Ревизия поступления основных средств. Ревизия операций поступления основных средств должна начинаться с анализа и проверки, имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производ¬ственных мощностей. Ревизор оценивает систему планирования по¬ступления основных средств, обоснованность планов путем сопостав¬ления объемов капитальных вложений с плановым приростом объ¬емов выпускаемой продукции, производительности труда.
Проверку поступления основных средств целесообразно орга¬низовать раздельно по ви-дам поступления и источникам финансиро¬вания.
Операции поступления основных средств в зависимости от ис¬точников финансирования можно подразделить наследующие группы:
• за счет собственных средств;
• за счет привлеченных средств;
• за счет кредитов банка;
• за счет средств, выделенных из государственного бюджета,
• за счет средств, выделенных вышестоящей организацией. 
При ревизии поступления основных средств обращают внима¬ние на качество оформле-ния актов их приемки, достоверность подпи¬сей членов приемочной комиссии на актах при-емки-передачи. 
Полнота и своевременность оприходования основных средств в бух¬галтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале-ор¬дере №13 и данным документов, оформляющих поступление объек¬тов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходова¬ния основных средств. 
При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инст¬рументов и технической документации, устанав-ливают своевремен¬ность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и де-фектных машин.
Рассматривая акт приемочной комиссии о вводе объектов в экс¬плуатацию как документ, служащий основанием для зачисления основ¬ных средств на баланс организации, ревизор анализирует правиль¬ность определения первоначальной стоимости объектов.

Ревизия сохранности основных средств

Прежде всего, при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:
1) качество осуществления инвентаризаций;
2) своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответст-венными лицами по местам нахождения объ¬ектов;
3) достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца на-чала ревизии;
4) наличие основных средств.
При проверке качества осуществления инвентаризаций проводит¬ся документальный контроль:
• соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;
• порядка подведения итогов инвентаризаций;
•решений по урегулированию выявленных расхождений;
• правильности отражения результатов инвентаризации на сче¬тах бух. учета.
При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за мате-риально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется до-кументальный и фактический контроль. В первом случае происходит проверка:
• приказов, которыми утвержден список материально ответствен¬ных лиц;
•договоров о материальной ответственности. Во втором случае происходит проверка:
• наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;
• наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;
• работы охранных систем.
При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документаль¬ный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств;
при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Глав¬ной книги, данные первичных документов и технической документа¬ции - с данными инвентарных карточек.
При проверке наличия основных средств осуществляется факти¬ческий контроль и со-ставляются:
• опись имеющихся в наличии основных средств;
• опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспорт¬ных средств;
• опись имеющихся в наличии арендованных средств;
• опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;
• сличительные ведомости.
По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответст-вующие выводы, в зависимости от которых дают¬ся необходимые рекомендации.
Выборочная проверка документального оформления учета основных средств. Ревизи-онная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение пра¬вил ведения картотеки или инвентарных книг. Как мы уже говорили, в ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.
Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синте¬тического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полу-ченную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бух¬галтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.
Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных ин¬вентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) уста¬навливает наличие (отсутствие) ус-ловий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:
• проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;
• сменились материально ответственные лица;
• установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• произошло стихийное бедствие.
При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить ре-зультаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внима-ние на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достовер¬ность и точность данных о фактических остатках основных средств, правильность указания отличительных признаков основных средств, а также правильность оформления результатов инвентаризации, на-ложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учет¬ные формы и регистры.

Ревизия операций по изменению стоимости основных средств

Как было сказано выше, изменение первоначальной стоимо¬сти основных средств до-пускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и техниче-ского перевооружения - работ капитального характера, проведение которых улучшает (повы-шает) ранее принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного исполь-зования, мощность, качество применения и т.п.) объектов основных средств. Поэтому реви-зор должен прове¬рить не только формально (на основании названий документов, а так¬же применяемых в учете и документации терминов), но и содержа¬тельно работы, проводимые в целях восстановления основных средств.
Наибольшую сложность представляет собой разделение расхо¬дов на затраты текущего характера, включаемые в себестоимость, и рас¬ходы капитального характера, увеличивающие стоимость основных средств при проведении капитального ремонта и модернизации одно-временно на одном и том же объекте. Эта проблема вызвана сложно¬стью отнесения долго-срочных и дорогостоящих работ либо к капи¬тальному ремонту, либо к модернизации и ре-конструкции, вследствие чего ревизор должен проверить наличие раздельного учета факти-ческих затрат на проведение ремонта и реконструкции, их соответ¬ствия проектно-сметной документации.
При реконструкции осуществляются затраты (могут быть пре¬дусмотрены в документа-ции), не приводящие к увеличению стоимо¬сти основных средств. Поэтому ревизор должен выявить эти затра¬ты, к которым, например, относятся:
• затраты на подготовку эксплуатационных кадров;
• расходы перспективного характера - геолого-разведочные, изыскательские и т.д.;
• расходы по возмещению стоимости строений, сносимых при достройке, их демонтажу, переносу и пр.;
• расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и не¬устоек за нарушения в финансово-хозяйственной деятельности;
• затраты на консервацию достройки (строительства).
Кроме того, ревизор обязан выявить затраты, не предусмотрен¬ные сметно-технической документацией.
Ревизор выясняет, обследованы ли объекты основных средств представителями техни-ческой (ремонтной) службы организации (ко¬миссией, назначаемой распоряжением руководителя). Специально созданная комиссия организации должна оформить материалы пред¬варительного обследования и дать в них предложения относительно характера планируемых восстановительных работ с перечнем выяв¬ленных дефектов основных конструктивных элементов или оборудо¬вания (ф. №ОС-16). На основании этих документов, утвержденных руководителем организации, составляются сметно-техническая доку¬ментация (расцененная опись работ) и график проведения работ.
Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов дан¬ными требований на от-пуск, расходных накладных, лимитно-забор¬ных карт (при подрядном способе ведения работ - данными приемо-сдаточных актов и накладных), оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных или модернизированных объек¬тов актом по форме №ОС-3.
По окончании проверки ревизор выясняет, внесены ли по ре¬зультатам реконструкции и модернизации изменения в учетные фор¬мы и карточку формы №ОС-6.
В бухгалтерском учете изменение стоимости основных средств отражается следующим образом:
Д 08- К10 (60,69,70,71,76) -  показаны затраты на реконструкцию, модернизацию, дост-ройку, дооборудование;
Д 01- К08 – увеличена стоимость объекта ОС;
Д 91 – К01 – уменьшена стоимость объекта ОС в результате частичной ликвидации.

Ревизия переоценки основных средств

Ревизор должен знать, что ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не предусматривается пере¬оценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату, например в течение года по состоянию на начало года. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года.
Пунктом 15 ПБУ 6/01 установлены общие правила отражения результатов переоценки объектов основных средств: зачисление сумм дооценки в добавочный капитал организации, отнесение сумм уцен¬ки объекта основных средств на счет прибылей и убытков в качестве операционных расходов.
Если имеет место дооценка объекта основных средств в резуль¬тате его переоценки, а в предыдущие отчетные периоды происходи¬ла уценка указанного объекта, которая была отне-сена на счет прибы¬лей и убытков в качестве операционных расходов, то вышеуказанная сум-ма дооценки, равная сумме его уценки, должна быть отнесена на счет прибылей и убытков отчетного года в качестве дохода.
При ревизии необходимо также проверить обоснованность (санкционированность) применения метода переоценки, правильность применения индексов переоценки при индексном методе, докумен¬тальное подтверждение рыночных цен основных средств при прямом пересчете стоимости, наличие лицензии у организации, прово¬дившей переоценку.

Ревизия операций внутреннего перемещения основных средств

Внутреннее перемещение основных средств возможно в следу¬ющих формах:
•передача в ремонт, на реконструкцию, модернизацию;
• передача в другое подразделение;
• передача филиалу, выделенному на отдельный баланс. Внутреннее перемещение ос-новных средств из одного структурно¬го подразделения организации в другое, а также их пе-редача из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляются накладной на внутреннее пере-мещение основных средств (ф.№ОС-2), которая выписывается в двух экземплярах работни-ком структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской по-лучателя и сдатчика пере¬дается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению орга-ни¬зации-сдатчика.
В бухгалтерском учете операции по внутреннему перемещению основных средств оформляются проводкой: Д 01-К 01.
В случае передачи объекта основных средств филиалу, выделенному на отдельный ба-ланс, делается запись: Д 79-К 01.
Проверяя операции по перемещению основных средств, ревизор обращает внимание на целесообразность перемещения пред¬метов, полноту и своевременность оприходования пред-метов получателем, определяет, почему при вводе в эксплуатацию те или иные объекты не были переданы в подразделение-получатель, а также лиц, ответственных за неправильное размещение основных средств и не¬производительные расходы по дополнительному переме-щению. Поскольку внутреннее перемещение основных средств связано с дополнительными расходами (на монтаж, демонтаж, отладку), потерями, вызванными недоиспользованием в работе оборудования за время перемещения, ревизору необходимо оценить экономическую целесо¬образность внутреннего перемещения основных средств. Материала¬ми для проверки являются распоряжения на внутреннее перемещение, акты приемки-передачи основных средств, перечни подразделений, передающих и принимающих основные средства, наряды на оплату работ по демонтажу, монтажу, отладке и перемещению объектов.

Ревизия операций выбытия основных средств

Проверяя за¬конность и целесообразность продажи основных средств, ревизор внима-тельно изучает условия договора и акт формы №ОС-1. Прода¬жа может осуществляться по договору купли-продажи и по договору мены. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и пол¬номочия подписавшего лица. Во многих организациях учредительные до-кументы ограничивают право руководителя продавать основные средства. В случае, если продажа произведена сотруднику организа¬ции, ревизор выясняет цену продажи, соотноше-ние цены и рыноч¬ной стоимости основных средств, полноту оплаты.
Сплошным методом проверяются операции дарения основных средств. Ревизор обязан установить соответствие акта дарения дей¬ствующему законодательству (по форме и содер-жанию): правильно ли оформлен договор дарения (безвозмездной передачи) объектов основ-ных средств; оформлены ли акты формы №ОС-1. Ревизору не¬обходимо учесть, что дарение между коммерческими организациями (по ГК РФ) не допускается. В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляется ответственное лицо, подписавшее договор даре¬ния, и правомочность его действий. Ревизор определяет, правильно ли начислены налоги по безвозмездной передаче основных средств с учетом того, что при безвозмездной передаче плательщиком НДС является передающая сторона.
Во время ревизии изучается каждый случай преждевременной ликвидации недоаморти-зированных основных средств. Проверяется компетентность лиц, входящих в ликвидацион-ную комиссию (обяза¬тельно должны входить главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на ко-торых возложена ответственность за сохранность основных средств). Выясняется, включены ли в ее состав специалисты технических служб, установлены ли причины списания объекта (физический и мораль¬ный износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации), лица, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, какие были предло-жения о привлечении этих лиц к ответственности.
Ревизор проверяет, каким образом реализована (и реализована ли) возможность исполь-зования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, правильно ли проведе-на оценка узлов (материалов), пригодных для использования, металлического лома и драго-ценных металлов, верно ли определены вес и сдача на соответствующий склад, осуществлено ли их оприходование на счета бухгалтерского учета.
Ревизор устанавливает правильность составления акта форму №ОС-4, достоверность указанных данных, характеризующих объекта причины выбытия с обоснованием причин нецелесообразности использования и невозможности восстановления, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов, наличие необходимых реквизитов.
Ревизор определяет, в какой оценке переданы основные средства, поскольку первона-чальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, а также выясняет, правильно ли отражена в учете разница между балансовой (остаточной) стоимостью основных средств и оценкой, согласованной участниками.
По итогам ревизии проводится анализ выбытия основных средств и оформляются выводы ревизора об экономической целесо¬образности выбытия, правильности отражения операций по выбы¬тию основных средств. Эти выводы отражаются в заключительных материалах ревизии.
В бухгалтерском учете выбытие основных средств отражается следующими проводка-ми:
Д 01 — К 01 — перенесена на отдельный субсчет первоначальная стоимость выбываю-щего объекта основных средств;
Д 02 — К 01 — списана сумма начисленной амортизации;
Д 91-2 — К 01 — списана остаточная стоимость объекта основ¬ных средств;
Д 62 — К 91-1 — предъявлен счет покупателю объекта основных средств;
Д 91-2 — К 68 — начислен НДС на операцию по продаже (безвоз¬мездной передаче) объекта основных средств;
Д 51 — К 62 — поступила плата за объект основных средств;
Д 68 - К 51 - уплачен НДС;
Д 58 — К 91-1 — отражена стоимость акций, оплаченных переда¬чей основных средств;
Д 10 — К 91-1 — оприходованы материалы, оставшиеся в результа¬те ликвидации объ-екта основных средств, по рыночной цене (по цене возможного использования);
Д 91-1 — К 91-9 — отражен финансовый результат от продажи объекта основных средств.