Контроль и ревизия подотчетных сумм. Ревизия командировочных расходов

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы коман-дировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счете за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командированных лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.
Ревизия хозяйственных расходов

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начи-нать с установления остатков задолженности этих на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.
Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров №1 и №7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату из подотчета сумм в кассу в журнале-ордере №7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру №1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге дебету соответствующих счетов.
Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и от-раженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера №7 с авансо-выми отчетами за конкретный период.
Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным доку-ментам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их за-полнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представлен-ные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указа-нием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес, место жи-тельства, паспортные данные).
Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если та¬кой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого аван¬сирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной ра¬боты известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с под¬отчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгал¬тер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сум¬му, выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с по-дотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отра¬жает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в резуль¬тате чего образуется искусственная задолженность организации это¬му работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в ана¬литическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обосно¬ванность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, ука-занных в регистрах синтетического учета.
Необходимо проверить, не числится ли задолженность по под¬отчетным суммам на ко-нец проверяемого периода за лицами, кото¬рые на момент ревизии уволены из организации.
В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, ма-лоценного инвентаря в небольших количе¬ствах для текущих потребностей организации про-веряют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценно¬сти сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обо¬снованность такого списания.
Наиболее часто встречаются следующие нарушения:
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее по¬лученным авансам;
• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;
• несвоевременное представление отчета об израсходовании подотчетных суммах.

 Ревизия представительских расходов

При такой ревизии про¬веряется правильность их оформления. Включение представи-тельских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается толь¬ко при нали-чии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное на-значение и ве¬личина расходов. Организации рекомендуется определить конкрет¬ный порядок расходования средств на представительство, их доку¬ментальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.
К документам по оформлению представительских расходов от¬носятся программа прие-ма с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расхо-дах, первичные учет¬ные документы, подтверждающие такие расходы.
Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.