Контроль и ревизия состояния бухгалтерского учета

В осуществлении экономического контроля важная роль принадле¬жит бухгалтерскому учету, одна из основных функций которого - обес¬печение сохранности имущества хозяйст-вующих субъектов. В связи с этим особую роль приобретает организация систематического конт¬роля за постановкой бухгалтерского учета и отчетности, начиная от разработки учетной политики и заканчивая предоставлением годо¬вой отчетности соответствующим пользовате-лям.
В порядке предварительного контроля за состоянием бухгалтер¬ского учета и отчетности выявляются наличие и правильность раз¬работки учетной политики хозяйства, распределения должностных обязанностей между работниками бухгалтерской службы, рабочего плана счетов бухгалтерского учета, графика документооборота, плана организации бухгалтерского учета, плана внедрения прогрессивных форм и методов учета и повышения квалификации учетного персонала. При этом, прежде всего устанавливают наличие и правильность разработки учетной политики хозяйства, руководствуясь требованиями статьи 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.1 1.96 №129-ФЗ и ПБУ 1/08 «Учетная политика организа¬ции»), имея в виду, что г наряду с приказом руководителя хозяйства по данному вопросу должны быть разработаны и утверждены все необходимые локальные акты по организации бухгалтерского учета.
Правильность распределения должностных обязанностей между работниками бухгал-терской службы хозяйства устанавливается путем сопоставления планируемого объема учет-ных работ по каждому исполнителю и их штатной численностью, принятой в хозяйстве фор-мой организации учета (централизованная или децентрализованная), формой счетоводства, графиком документо¬оборота, объемами учетных операций и технологией обработки учетных данных. В соответствии с действующим законодатель¬ством хозяйствующим субъектам пре-доставлено право самостоя¬тельной организации бухгалтерской службы, в связи с чем в каж-дом отдельном случае распределение должностных обязанностей и объема учетных работ между счетными работниками осуществ¬ляется применительно к конкретным условиям дан-ного хозяйства. При этом можно руководствоваться отраслевыми и иными рекомендациями о примерном распределении таких обязанностей при ведении бухгалтерского учета по соответствующим формам счетоводства. Кроме того, контролеры должны изучать и знать опыт передовых хозяйств в организации бухгалтерского учета, применительно к которому следует решать аналогичные вопросы и в данном хозяйстве. В любом случае необходимо следить за тем, чтобы в хозяйстве был разработан план четкого распределения обязанностей между всеми работниками бухгалтерской службы одного из необходимых условий рациональной организации их труда и правильной постановки бухгалтерского учета.
Тщательной проверке подлежит рабочий план счетов бухгал¬терского учета, намеченный к применению в данном хозяйстве. Прежде всего, выявляют его соответствие типовому плану счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях. Да¬лее уточняют наименования синтетических счетов, их шифры, затем выявляют счета, включенные хозяйством дополнительно по сравнению с типовым планом счетов, которые должны быть отме¬нены как незаконно введенные (введение новых счетов допускает¬ся только по согласовании с Министерством финансов Российской Федерации). После этого определяют, доведен ли рабочий план сче¬тов до всех исполнителей учетного процесса, правильно ли дана корреспонденция счетов по важнейшим хозяйственным операци¬ям, правильно ли разработаны коды номенклатур по счетам синте¬тического и аналитического учета и иные справочные данные (при компьютерной форме бухгалтерского учета).
При проверке графика документооборота контролеры устанав¬ливают его наличие, своевременность и правильность разработки и доведения до всех внутрихозяйственных под-разделений и испол¬нителей. Так, следует обратить внимание, все ли первичные доку¬менты поименованы в этом графике, соответствуют ли они типо¬вым формам указанных документов (а при их отсутствии по от¬дельным операциям - утверждены ли руководителем хозяйства собственные формы), правильно ли указаны их составители, поря¬док представления и обработки, ответственные лица за приемку, периодичность обращения. В случае отсутствия такого графика кон¬тролеры должны предложить главному бухгалтеру хозяйства со¬ставить его, утвердить в установленном порядке и довести до всех бригад, ферм, отделений и других подразделений и исполнителей. Важным звеном организации бухгалтерского учета является определение степени его централизации, что должно быть предус¬мотрено специальным документом (планом, положением и т.д.), в котором отражается, какие учетные операции выполняются во внут¬рихозяйственных подразделениях и какие - в центральном офисе хозяйства. План организации бухгалтерского учета должен быть направлен на максимально возможное внедрение централизован¬ных способов обработки учетной информации, обеспечивающих более рациональное использование учетных кадров и получение более достоверной учетной информации и в более ранние сроки. Поэтому, проверяя наличие и правильность разработки указанно¬го плана, контролеры должны выявить возможности дальнейшей централизации учета, что затем находит отражение в их соответ¬ствующих предложениях.
Существенная составная часть законодательно регулируемой организации бухгалтер-ского учета - разработка и утверждение руководителем хозяйства технологии обработки учетной информации, к сожалению, нередко соблюдается не в полной мере. Чаще всего хо-зяйства ограничиваются ссылкой в своей учетной политике на ту или иную форму счетовод-ства. Между тем необ¬ходимо в виде отдельного документа определить применяемый порядок технологии обработки учетной информации, что особен¬но важно при компьютерной форме бухгалтерского учета,
Аналогичный характер носит регламентация порядка прове¬дения инвентаризаций и по-рядка контроля за хозяйственными операциями, которые должны разрабатываться и утвер-ждаться в рамках учетной политики хозяйства, на что и следует обращать внимание в ходе контроля и ревизии указанных вопросов.
Особое место в проведении предварительного контроля за состоянием бухгалтерского учета и отчетности занимают провер¬ки обеспеченности хозяйства квалифицированными кадрами спе¬циалистов учетного профиля, а также необходимой справочно-нормативной и инструктивной литературой, банками первичных документов, учетных регистров и отчетности, средствами вычис¬лительной и организационной техники.
Все вышеперечисленные вопросы являются объектами и теку¬щего контроля, В его осу-ществлении наряду со штатными конт¬ролерами важную роль играет главный бухгалтер хо-зяйства. Те¬кущий контроль проводится как по документальным данным, так и по данным фактического осмотра состояния складского хозяй¬ства, первичного, аналитического и синте-тического учета.
При этом особое внимание следует обращать на строгое со¬блюдение вышеупомянутой организационной документации, ре¬гулирующей правильную постановку бухгалтерского учета в каж¬дом хозяйстве. Если выявляются факты отклонений в процессе ведения бухгалтерского учета, надо установить причины и опе¬ративно принять меры по их устранению. Как показывают резуль¬таты ревизий и проверок, именно при должной организации те¬кущего контроля можно не допустить отставания и запущеннос¬ти учета, являющихся одним из условий ослабления сохранности имущества и искажения бухгалтерской, налоговой и статистичес¬кой отчетности. Большими правами для успешного решения ука¬занных задач располагает бухгалтерская служба и прежде всего главный бухгалтер хозяйства.
В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгал¬терском учете», регламен-тирующей общие права и обязанности главного бухгалтера, главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а также обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйствен¬ных операций действующему законодательству, контроль за дви¬жением имущества и выполнением обязательств.
В свою очередь ему подчиняются все работники предприятия, занятые бухгалтерским учетом и отчетностью по указанным воп¬росам. Он же устанавливает служебные обязанности для штатных работников учетной службы, дает необходимые указания и рас¬поряжения всем внутрихозяйственным подразделениям и службам по вопросам бухгалтерского учета и отчет-ности. Без его подписи все денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обя-зательства считаются недействительными и не должны при¬ниматься к исполнению, равно как и без подписи главного бух¬галтера считаются недействительными формы бухгалтерской, налоговой и в большинстве случаев статистической отчетности. Располагая такими правами и обязанностями, главный бух¬галтер имеет все возможности правильно и рационально органи¬зовать бухгалтерский учет, отвечающий требованиям оператив¬ного руководства хозяйством. Поэтому в ходе текущего контро¬ля обязательно надо установить, как он обеспечивает выполнение возложенных на него функций, какие нарушения допускают ру-ководители хозяйств по их осуществлению в полном объеме, пре¬дусмотренном действующим законодательством.
В ходе текущего контроля за постановкой бухгалтерского уче¬та и отчетности широко используются приемы фактического ос¬мотра первичной документации, учетных регистров и форм отчет¬ности, их встречной сверки и сопоставления с планами счетов, орга¬низации учета, документооборота, внедрения прогрессивных форм, методов учета и т.д. В частности, ознакомлением с применяемыми в хозяйстве первичными документами выявляется соблюдение их типовых форм, правильность составления и своевременность пре¬доставления для обработки в соответствии с графиком документо¬оборота. Осматривая ведение учетных регистров, контролеры ус¬танавливают, какая форма счетоводства фактически используется в хозяйстве, и насколько полно применяются прогрессивные фор¬мы и методы учета, соблюдаются ли типовые формы и правила ведения этих регистров и план счетов, своевременно ли осуществ¬ляются в них записи, соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета, а также промежуточной бухгалтерской от¬четности. Аналогичным ознакомлением с укомплектованностью ап¬парата бухгалтерии, его составом, распределением должностных обязанностей, организацией труда выявляют соблюдение штатной дисциплины, степень укомплектованности, профессиональный уро¬вень кадров, степень внедрения элементов современной организа¬ции бухгалтерского учета.
Тщательному контролю на протяжении года следует подвер¬гать состояние склад-ского учета, работу с кадрами учетного пер¬сонала и материально ответственными лицами. Для этого надо систематически сверять соответствие данных складского и бух¬галтерского учета, проверять ведение книг или карточек складс¬кого учета, практиковать контрольные инвентаризации отдель¬ных товарно-материальных ценностей, изучать состав материаль¬но ответственных лиц и учетного персонала, проверять знание ими правил складирования и учета имущественных ценностей и денеж¬ных средств.
При последующем контроле за состоянием бухгалтерского учета устанавливают как наличие и правильность разработки вышеупомянутых планов организации учета, так и их соблюде¬ние и осуществление в течение проверяемого периода, а также состояние бухгалтер-ского учета и отчетности на дату ревизии или проверки.
Мы уже рассмотрели порядок проведения контроля за наличи¬ем и разработкой локаль-ных нормативных документов, регулиру¬ющих постановку бухгалтерского учета в сельскохо-зяйственных организациях. Остановимся на методике проверки их соблюдения и выполнения по результатам, как правило, годовой деятельности хозяйства. Прежде всего контролеры выявляют соблюдение типо¬вого плана счетов путем его сопоставления с действующим в хо¬зяйстве счетным планом. Выявленные необоснованно введенные счета и субсчета на протяжении проверяемого периода отражают¬ся в акте ревизии или отчете о результатах проверки. Необходимо также выяснить соответствие применяемых аналитических счетов по каждому синтетическому счету их типовым номенклатурам или рекомендациям о порядке их ведения.
По отдельным видам первичных документов определяется их соответствие типовым формам, правилам составления, обработ¬ки и соблюдения сроков представления по плану (графику) доку¬ментооборота, действующему в хозяйстве. При отсутствии такого графика следует применять меры по результатам проведения ревизии или проверки.
По каждой позиции учетной политики хозяйства тщательно проверяется ее соблюдение в практике ведения бухгалтерского уче¬та. Особое внимание обращают на применение совре-менных ин¬формационных технологий в обработке учетных данных, соблю¬дение установленного порядка внутреннего контроля за соверше¬нием хозяйственных операций и проведения внутрихозяйственных инвентаризаций. Отдельно выявляют укомплектованность счетного аппарата, соблюдение штатной дисциплины, правильность распре¬деления должностных обязанностей, профессиональную подготов¬ку штатных работников учета, организацию труда и повышения их квалификации, имея в виду, что для этого в хозяйстве должна быть, организована систематическая работа по изучению инструк-тивных материалов и передового опыта, как в ведении учета, так и в организации труда самих работников.
В полном объеме следует проверить выполнение главным (старшим) бухгалтером хо-зяйства возложенных на него обязан¬ностей по организации бухгалтерского учета, а также использо¬вание им предоставленных прав по успешному осуществлению этих обязанностей.