Методика проверки командировочных расходов

Рассмотрим порядок проверки командировочных расходов.
У всех налогоплательщиков к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, учитываемым в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций, относятся расходы на командировки. Данная группа расходов подразделяется на расходы, включаемые в прочие расходы в размере фактических затрат и на нормируемые расходы, принимаемые только в пределах установленных норм.
Из кассы предприятия работникам выдаются денежные средства в виде аванса на командировочные расходы и другие приобретения материальных ценностей. Инспектор проверяет наличие приказа, где утверждается круг лиц, которым могут быть выданы средства в подотчет. Проверяются также приказы о направлении работника в служебную командировку.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
1) расходы по проезду;
2) расходы по найму жилого помещения;
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.
Выдача денег в подотчет работникам организации проверяется по расходным кассовым ордерам, кассовой книги, журналу-ордеру № 7, в котором ведется учет по каждому подотчетному лицу.
После возвращения из командировки подотчетное лицо в 3-хдневный срок должно отчитаться – представить авансовый отчет с приложением подтверждающих произведенные расходы документов.
Инспектор проверяет правильность составления авансового отчета и правильность отнесения произведенных расходов на затраты для целей налогообложения.
Проверка авансовых отчетов проводится в следующем порядке:
1.	Проверяется время фактического пребывания в командировке. Проверка проводится по командировочному удостоверению, где подотчетное лицо делает отметки о прибытии на место назначения и убытии. Указанные даты сверяются с датами проездных документов. 
2.	Проверяется наличие подтвержденных документов (проездные документы, счета за гостиницу, квитанции за телефонные переговоры, квитанции за платную стоянку автомашин, товарные чеки и т.п.);
3.	Проверяется состав произведенных расходов. 
4.	Проверяется правильность отнесения расходов по нормам.

Согласно статье 264 НК РФ к прочим расходам в размере фактических затрат (при условии документального подтверждения расходов) относятся следующие расходы на командировки:
а) проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
б) наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
в) оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
г) консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Также к прочим расходам относятся расходы на командировки, выплачиваемые в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, в виде суточных или полевого довольствия. Согласно Постановлению Правительства РФ № 93 от 8 февраля 2002 года с 1 января 2002 года установлены следующие нормы расходов:
а) за каждый день нахождения в командировке на территории РФ - суточные в размере 100 руб.;
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке – размер суточных установлен  в зависимости от страны пребывания в долларах США;
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геологоразведочных и топографо-геодезических организаций, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
- за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;
- за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.
Рассмотрим пример:
Согласно вышеприведенного авансового отчета № 15 от 18.04.2008 г. работник отчитался о произведенных командировочных расходах на сумму 7000 рублей. Все документы к авансовому отчету приложены. 
Однако, суточные были выданы на 4 дня в размере 600 рублей, что превышает установленную норму (600 / 4 = 150 руб.).   По норме на расходы могут быть отнесены суточные в размере 400 рублей ( 100 руб. х 4 ). 
Следовательно, в состав прочих расходов по данному авансовому отчету для определения налоговой базы по налогу на прибыль, может быть отнесена сумма только 6800 рублей. 
Выявленные факты должны быть отражены в акте проверки с пересчетом налоговой базы по налогу на прибыль.
Если денежные средства выдавались на приобретение материальных ценностей, то в ходе проверки авансового отчета необходимо проверить наличие следующих документов:
-	товарные чеки;
-	чеки ККТ;
-	счета;
-	накладные и т.д.
Необходимо проверить правильность оприходования материальных ценностей и списания их на затраты производство.
В случаях выявления нарушений необходимо пересчитать налоговую базу по налогу на прибыль. Результаты проверки отражаются в акте проверки.